Giải phóng hàng giờ bóc tách thủ công

Khi hồ sơ lưu trữ được scan thành một file PDF dài — hàng chục, hàng trăm văn bản nối liền — việc tách từng tài liệu, đặt tên file và lập bảng kê vẫn thường làm bằng tay. Tốn thời gian, dễ sót, khó đồng nhất quy tắc đặt tên.

PDFEX là phần mềm chuyên dụng giúp bóc tách và số hóa hồ sơ lưu trữ từ PDF scan. Chỉ cần kéo thả file, phần mềm tự đọc nội dung, nhận diện ranh giới từng văn bản, tách thành file PDF riêng và xuất bảng kê chi tiết — sẵn sàng nộp lưu trữ hoặc đưa vào hệ thống quản lý.

Thiết kế cho văn bản hành chính Việt Nam

PDFEX hiểu cấu trúc văn bản UBND, cơ quan nhà nước và khối Đảng: Quyết định, Quy định, Công văn, Tờ trình, Nghị quyết, Báo cáo, Biên bản, Chỉ thị, Tờ khai, Đề án, Kế hoạch… và nhiều loại khác. Chế độ Tự nhận diện phù hợp hồ sơ hỗn hợp; chọn loại cụ thể giúp kết quả chính xác hơn.

Phần mềm tuân thủ quy chuẩn trình bày văn bản hành chính — nhận diện đúng phần đầu và cuối trang, không chỉ dựa vào đọc toàn bộ trang một cách máy móc.

Càng dùng càng thông minh — minh bạch trên máy bạn

PDFEX tích lũy kinh nghiệm offline trên máy bạn, có thể kiểm chứng và quản lý trực tiếp:

Sửa & dạy — chỉnh ranh giới văn bản sau khi phân tích; phần mềm ghi nhớ biểu mẫu để nhận diện tốt hơn lần sau. Bạn có thể tự thêm loại văn bản mới bằng từ khóa quen thuộc của đơn vị, kể cả tờ khai và giấy tờ không có số hiệu. Sao lưu và nạp lại bộ kinh nghiệm đã học để chia sẻ giữa các máy trong cùng đơn vị.

Màn hình Tri thức trên menu chính giúp xem và quản lý toàn bộ kiến thức phần mềm đã học từ công việc thực tế.

Ai nên dùng PDFEX?

Phòng Lưu trữ — Văn thư các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp. Đơn vị đang số hóa hồ sơ theo đề án chuyển đổi số. Công ty dịch vụ số hóa xử lý khối lượng lớn hồ sơ scan. Cán bộ lưu trữ cần bóc tách nhanh trước khi nhập vào phần mềm quản lý hồ sơ. Đơn vị có nhiều biểu mẫu đặc thù — tờ khai, giấy tờ cá nhân, hồ sơ không số hiệu.

Cài đặt đơn giản, làm việc offline

PDFEX chạy trên Windows 10/11. Giải nén và chạy — không cần cài thêm phần mềm hỗ trợ. Dữ liệu lưu trên máy bạn; phù hợp môi trường yêu cầu bảo mật hồ sơ.

Dùng thử miễn phí trước khi mua. Mua license trực tuyến qua PayShop — thanh toán VietQR, nhận key tự động.

Quy tắc đặt tên file

Tên file đầu ra tuân theo mẫu chuẩn:

MãĐV_LoạiVB_Phông_PhiênBản_NgàyScan_STT.pdf

Ví dụ: H38.141_QĐ_000068_v1_20260607_000001.pdf

Một lần xử lý — đủ bộ kết quả

• Các file PDF đã tách (mỗi văn bản một file)
• Bảng kê HTML mở offline được
• Báo cáo dữ liệu để tích hợp hệ thống khác
• Tải ZIP một lần hoặc mở thư mục trực tiếp trên máy

Quy trình sử dụng

1. Nhập mã đơn vị (ví dụ H38.141) và thông tin phông, phiên bản, ngày scan.
2. Chọn loại văn bản hoặc để Tự nhận diện.
3. Kéo thả file PDF scan vào ứng dụng.
4. Bấm Phân tích — theo dõi tiến trình và có thể hủy giữa chừng nếu cần.
5. Tải ZIP hoặc mở thư mục kết quả — xong.
6. Nếu chưa đúng ý, dùng Sửa & dạy để chỉnh và dạy phần mềm cho lần sau.